就活を始めた人ばかりの人は聞きなれないかもしれませんが、企業に書類を郵送する場合には添え状が必要なケースがあります。
しかし、添え状に何を書いたらいいのか分からない人も多いのではないでしょうか。
そもそも添え状はなぜ必要なのか、忘れてしまったらどうなるかなど、疑問に思うことも多々あると思います。
今回は、就活の履歴書に同封する添え状とは何か、添え状はどのようにして書くのかやNG例についても詳しくご紹介したいと思います。
就活の履歴書と一緒に郵送する添え状とはなに？
就活の履歴書と一緒に郵送する添え状は、挨拶と中身を知らせる役割を担っています。
まず初めに、添え状とはどういうものなのか知らない人が多いのではないでしょうか。
就活を始めたばかりの人は耳慣れない言葉かもしれませんが、添え状とは、ビジネスシーンでは欠かせないものの一つです。
添え状は、履歴書を送付するときだけ使うものではありません。
履歴書以外にも、大事な書類を相手に送る時には添え状を使用するのが一般的です。
添え状の主な目的は2つあります。
それは挨拶の役割と、中身を知らせる役割です。
挨拶の役割ですが、直接書類を持参した場合は口頭で挨拶することができます。
しかし、郵送では直接挨拶することはできません。
そのため、挨拶代わりになるのが添え状です。
また、挨拶以外にも中身に何の書類が同封されているかを知らせる意味もあります。
添え状は、一見すると特に重要ではないと感じる人もいるかもしれません。
しかし、郵送した中身の書類内容について記載しておくことで、書類を忘れていても気づくことが出来ます。
また、万が一書類を落とすなどして紛失した場合であっても、添え状を確認することで中身が足りないことに気づくことが可能になります。
では、重要な役割を担う添え状は、どのように書けばよいのでしょうか。
就活の履歴書と一緒に郵送する添え状の書き方とは？
就活の履歴書と一緒に郵送する添え状には、日付やあて名、応募の経緯などを記載します。
添え状は、ビジネス文書のためビジネスマナーを守って正しく記入する必要があります。
日付と宛先
まず初めに日付と宛先を記入しましょう。
日付は、右上に送付する年月日を書きます。
このとき、西暦・和暦はどちらでも大丈夫ですが、履歴書と統一しているのが望ましいです。
宛名は左上に書きますが、日付から一段下げて書きましょう。
また、送付先の企業名は省略せずに、正式名称で書きます。
もし採用担当者の名前が分かる場合には「様」と記入します。
分からない場合は「採用ご担当者様」と書くといいでしょう。
自分の連絡先・氏名
自分の連絡先や氏名は、送付先の下段右側に記載します。
住所・名前・電話番号・メールアドレスを一行ごとに改行することでより見やすくなります。
住所は都道府県も略さずにきちんと記入します。
電話番号などの連絡先は、連絡のつきやすいものにしましょう。
頭語・時候の挨拶・結びの挨拶
添え状は企業へ送るビジネス文書なので、頭語の「拝啓」で始まり、結びの「敬具」で終えるのが一般的です。
時候の挨拶は、必ずしも書く必要があるわけではありません。
ですが、記載する場合は季節によって内容が変わるため注意しましょう。
ビジネス文書では、季節によって時候の挨拶を変える人もいれば、季節を問わずに使える挨拶を書く人もいます。
そのため、時候の挨拶に自信がない人はそれらの季節を問わず使える挨拶を記載するといいでしょう。
また、自己PRや志望動機を記載する場合は、あまり長くならないように気を付ける必要があります。
応募書類送付の記書き、以上
本文を「敬具」で締めた後には、記書きが必要です。
「記」と中央揃えで記載した後に、履歴書〇部、エントリーシート〇部というように内容物の詳細と枚数を箇条書きします。
すべての必要事項を書き終えた後は「以上」の文字を右下にいれたら添え状は完成です。
添え状はマナーやルールが存在します。
そのため、添え状を郵送する場合に気を付けたほうがいいポイントについても紹介します。
就活の履歴書と一緒に郵送する添え状のＮＧ例とは？
マナー違反の添え状や、志望動機などを長文記載している添え状はNGです。
就活の履歴書と一緒に同封する添え状には、マナーやルールが存在します。
それらを無視した添え状を作成した場合、受け取り側から非常識だと思われてしまいます。
そのため、添え状の書き方のマナーを守り、記載することが重要です。
頭語や結語、時候の挨拶などの記載内容に間違いがないか、郵送前に確認しましょう。
また、就活の履歴書と一緒に郵送する添え状には挨拶の役割と中身を知らせる役割があります。
志望動機や自己PRなどを書くためのものではありません。
にも関わらず、添え状とは関係のないことを記載した場合は、マイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
添え状の役割を把握し、必要事項のみ記載するようにしましょう。
