就活をしていると、「この企業の面接は辞退しようかな」と思うこともあるでしょう。
しかし、そのようなことを伝えるのは、あまり気が乗らないですよね…。
「電話するのは気が重い…」「メールでも良いのかな…」などと思う方も多いでしょう。
そこで、ここでは、就活の面接辞退の意思を伝えるのはメールでも良いのかということについて、詳しく見ていきたいと思います。
就活で面接辞退する際はメールでも良い？電話の方が良い？
就活で面接辞退の意思を伝える際には、メールでも問題ありません。
むしろ、以下の点からメールの方が望ましいと考えられます。
- 企業側の手間を増やさない
- これまでのやりとりもメールならメールが望ましい
企業側の手間を増やさない
電話は、社内で取次ぎが発生することや他のことをしていても中断されるなど、企業側の手間が増えてしまいます。
そのため、電話の方が丁寧に思われるかもしれませんが、相手の負担を考えてメールで意思表示をすることが望ましいでしょう。
これまでのやりとりもメールならメールが望ましい
また、そもそも、これまでのやりとりも、基本的にはメールで行っていることが多いかと思います。
そのため、メールで伝達することは特に問題はありません。
では、就活で面接辞退の意思を伝える際のメールでは、どのような点に注意すべきでしょうか。
就活で面接辞退のメールを送る際のポイントは？
就活で面接辞退の意思を伝える際のメールでは、以下の点に注意が必要です。
- メール本文のタイトルは変更しない
- 内容は簡潔に
- 理由の伝え方に注意する
それぞれについて、詳しく見ていきたいと思います。
メール本文のタイトルは変更しない
企業の採用担当者は、多くの求職者とメールでやりとりを行っています。
そのため、新規にメールを作成して送信したり、件名を変更したりすると、誰との何のやりとりかわからなくなってしまいます。
そのため、面接辞退を伝える際にも、そのまま面接の日程調整メールに「Re:」を付けて返信するようにしましょう。
内容は簡潔に
企業側は、忙しい中、面接の日程調整を行ってくれました。
それを、こちら側の都合で一方的にキャンセルすることになります。
これ以上、余計な手間や時間を割いてもらうわけにはいきません。
そのため、長々と自分の都合を語る必要はありません。
謝罪の旨と理由を簡潔に述べましょう。
理由の伝え方に注意する
キャンセルになったので、理由はどうでも良いかと思われるかもしれません。
しかし、採用担当者も上司や会社への報告が必要です。
また、今後の反省や改善の材料とする必要もあるでしょう。
そのため、理由も添えてメールを送るようにしましょう。
ただし、「自分と合わないと思った」「魅力を感じない」など、ストレートには伝えずに、適切な内容で伝えるようにしましょう。
上記だと、「他にやりたいことが見つかった」「他の業界に進むことにした」などと表現を変えるようにしてください。
就活で面接辞退する際のメールの例文
では、就活で面接辞退をする際のメールの例文をご紹介いたします。
株式会社〇〇
人事部 部長 △△様
お世話になっております。
山田太郎と申します。
○月○日○時にて面接の予定を組んでいただきましたが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
せっかくの機会を設けていただいたところ大変申し訳ございません。
理由といたしましては、別の企業より内定を頂いたためです。
これまでご丁寧にご対応いただき、誠に感謝しております。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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山田 太郎（やまだ たろう）
●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話：090-××××-××××
メール：×××@×××.co.jp
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それでは、この他にも、就活で面接辞退する際に注意点はあるでしょうか。
就活で面接辞退する際の注意点は？
それ以外にも、就活で面接辞退で注意すべき点は以下です。
- 面接辞退の意思はすぐに伝える
- 直前の場合は電話する
面接辞退の意思はすぐに伝える
面接を辞退しようと思っても、気が重く、伝えることを先延ばしにしてしまう方が多いです。
しかし、遅くなればなるほど、伝えにくくなりますし、相手方にも迷惑がかかってしまいます。
そのため、辞退の意思が固まれば、できるだけ早めにその旨を伝えるようにしましょう。
直前の場合は電話する
就活で面接辞退する際には、メールで問題ないと述べました。
しかし、辞退の連絡が当日や直前になる場合には、電話の方が望ましいでしょう。
直前だと、すでに面接の準備に入っていたり、すぐにメールには気付かなかったりする可能性が考えられます。
ですので、当日や直前の場合は、電話で辞退の連絡をするようにしましょう。
できれば、直前にならないように、すぐに意思を伝えるのが望ましいです。
このように、就活では、どうしても面接辞退の連絡をせざるを得ない場面があります。
そのような場合にも、できるだけ失礼にならないような対応を心掛けましょう！
