就活では、企業の採用担当者とのメールのやりとりが重要です。
面接の日程調整の連絡に対して、「了解」という内容を伝える際には、どのように返信するのが良いのでしょうか。
採用選考に悪影響が出ないように、マナー違反はしたくないですよね。
そこで、ここでは、就活のメールの返信で「了解」という内容を伝える際の方法について、詳しく見ていきたいと思います。
就活のメール返信で「了解」はNG？
就活のメールの返信の際には、「了解です」とい表現はNGです。
就活だけでなく、仕事上でも、目上の人に「了解です」はマナー違反だと聞いたことのある人も多いでしょう。
「了解です」を使うくらいであれば、「わかりました」の方がまだマシです。
では、「了解です」を丁寧に言い換えた、「了解しました」「了解いたしました」などの表現はどうなのでしょうか。
これらは悪くはありませんが、就活のメールの返信の際に使用するのは適切とは言えません。
では、「了解」の旨を伝える際に適切な表現はどのようなものなのでしょうか。
「了解」の旨を伝えるときの正しい言い方は？
就活のメールの返信の際に、「了解」の旨を伝える際には、以下の表現を使いましょう。
- かしこまりました
- 承知いたしました
いずれでも問題ありませんが、それぞれについては少しニュアンスの違いがあります。
「かしこまりました」は接客などで用いられることが多く、少し柔らかい印象を与えられます。
「承知いたしました」はビジネスで用いられることの多い、少し固い表現です。
いずれも使いなれていないと、とっさに出てこない表現です。
メールであれば、意識して使うことができますが、会話の中では慣れないと使うのは難しいでしょう。
社会人になれば、使いこなせる必要があるので、意識して使えるようになっておくことが望ましいです。
では、これらの表現を用いて、就活の返信メールを送る際には、どのような文面にするのが良いでしょうか。
就活のメール返信の例文をご紹介！
就活でのメール返信の例文について、詳しく見ていきたいと思います。
まずは、メール返信の際に、それぞれの箇所の注意すべきポイントについてです。
件名
就活のメールのやりとりにおいて、件名は変更してはいけません。
そのまま返信すると件名に「Re:」と付いてしまうため、不適切に感じて削除する方がいらっしゃいます。
しかし、これは、「～について」という意味を表すため、就活やビジネスにおいては削除しないのが望ましいです。
また、就活では、企業の採用担当者は、多くの応募者とやりとりを行っています。
そのため、件名を変えられると、誰との何のやりとりかわからなくなるので、負担を与えてしまいかねません。
宛先
メールの返信の際の宛先は、全員に行う必要があります。
送信相手は、採用担当者ですが、先方からのメールにCCで他の相手が入っている場合もあります。
そのような場合には、CCの相手にも返信が必要です。
メール返信の際に、通常の「返信」ではなく、「全員に返信」する癖をつけておきましょう。
宛名
宛先の記入の仕方にも注意が必要です。
宛先の書き方の基本は、「会社名＋部署名＋役職名＋氏名」です。
役職名に様をつけてしまう人が多いですが、間違いなので注意しましょう。
「部長様」といった表現は誤りで、正しくは、「部長 〇〇様」です。
本文
本文についても件名と同様に、返信の際に相手が書いた本文も削除しないようにしましょう。
同じ用件のメールは、すべて過去の内容を残しておくことで、以前の送受信内容が一括で閲覧できます。
消されてしまうと、どのようなやりとりをしていたのかがわからなくなってしまいます。
本文は、挨拶・面接日程の連絡へのお礼と了解した旨＋結びの言葉を入れるようにしましょう。
署名
複数回やりとりをしている場合や返信の場合でも、署名を忘れないようにしましょう。
署名をつけておくと、名前や連絡先が分かりやすいなど、採用担当者の印象が良くなります。
署名のテンプレートはこちらを参考にしてください。
就活のメール返信の例文をご紹介
これらを踏まえた例文は以下です。
株式会社〇〇
人事部 部長 △△様
お世話になっております。
山田太郎と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
日程について、承知いたしました。
それでは、〇月〇日〇時にお伺いいたします。
ご多忙の折、誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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山田 太郎（やまだ たろう）
●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話：090-××××-××××
メール：×××@×××.co.jp
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就活においては、メールの返信を丁寧に行うことは重要です。
「了解です」を「了解いたしました」ではなく「かしこまりました」「承知いたしました」と表現できると印象が変わります。
また、メールの返信は遅れないように、できるだけ早く返すように心掛けておきましょう。
上記を参考に、就活で良い印象を持ってもらえるように対応してください！
