就活ではメールのやり取りの機会が多くあります。
その中でも、お礼をきちんと伝える返信メールを送ることは重要です。
マナーとしてはもちろんですが、何かをしてもらったことへの感謝が示せることは人として当然です。
そのため、きちんとできることは、採用選考にも大きな影響が考えられます。
そこで、ここでは、就活のメール返信でお礼を伝えるときの方法について、詳しく見ていきたいと思います。
就活のメール返信でお礼を伝える場合とは？
就活でメールの返信でお礼を伝えるべき場合は以下です。
- 面接の日程調整の場合
- 質問に回答してもらった場合
- 返信をもらった場合
それぞれについて、詳しく見ていきたいと思います。
面接の日程調整の場合
就活のメールのやりとりで、最も多いのは面接の日程調整です。
面接に関しては、こちらからお願いしていることであり、それに対して、日程を調整していただくことになります。
その行為に対して、お礼をの伝える必要があります。
また、日程調整の際には、何度かやりとりすることになるかと思います。
それぞれに対する返信として、お礼が必要です。
質問に回答してもらった場合
人事担当者とのやり取りの中で、何らかの質問をすることがあります。
質問に対する回答があった場合には、必ず、すぐにお礼の返信をするようにしましょう。
質問は、回答してもらって終わりではありません。
そもそも、メールの返信マナーとして、メールを終わらせるのは、送った方というのがルールです。
返信をもらった場合
上記以外にも、何かを送って返信があれば、お礼を添えるように心掛けておきましょう。
最初のあいさつの後に、「ご返信ありがとうございます」という一文を添えるだけで、丁寧な印象になります。
それでは、就活のお礼の返信メールを送る際には、どのような点に注意すれば良いでしょうか。
就活でお礼の返信メールの注意点と文例！
就活のお礼の返信メールを送る際の注意点は以下です。
- 件名を変えない
- お礼だけにしない
- 「返信不要」の記載があっても返信する
それぞれについて、詳しく見ていきたいと思います。
件名を変えない
こちらは、就活のメール返信の基本です。
お礼のメールを送る際に、件名を「ありがとうございます」などと変更してはいけません。
採用担当者は、複数の応募者とやりとりをしています。
そのため、件名を変えられてしまうと、何についてのメールかわからなくなってしまいます。
お礼だけにしない
何かに対するお礼を述べる際に、お礼だけのためのメールは基本的に逆効果になる場合があります。
上記でも述べた通り、多くのメールのやりとりを行っている人に、お礼だけのメールを送ることは、業務の妨げになりかねません。
「返信不要」の記載があっても返信する
企業の採用担当者側から、質問に対する回答の場合などは、「返信不要」の旨が記載されている場合があります。
そのような場合でも、お礼のメールは返信するようにしましょう。
わざわざ時間を割いて、こちらの質問に回答してくれたわけです。
それに対するお礼を述べないのは、社会人のマナーとして問題があると思われても仕方ありません。
この場合には、上記と矛盾し、お礼だけになってしまうかもしれませんが、返信しないよりは返信した方が良いでしょう。
お礼の返信メールの文例
お礼の返信メールの文例をご紹介いたします。
株式会社〇〇
人事部 部長 △△様
お世話になっております。
山田太郎と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、以下の日程を希望いたします。
第一希望 ●月●日（●）●時～
第二希望 ●月●日（●）●時～
第三希望 ●月●日（●）●時～
お忙しい中恐縮ではございますが、日程調整をお願いいたします。
よろしくお願い申し上げます。
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山田 太郎（やまだ たろう）
●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話：090-××××-××××
メール：×××@×××.co.jp
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基本的に、就活におけるメールは、上記のような形で返信・送信すれば間違いありません。
ぜひ参考にしてください。
では、その他に就活でお礼メールを送る場合はあるのでしょうか。
その他に就活でお礼メールを送る場合とは？
その他に就活でお礼のメールを送る場合は、以下です。
- 説明会・見学会に参加した場合
- 面接の後
- お礼メールに返信が来た場合
説明会・見学会などに参加した場合、面接の後などは、こちらからそのことに関するメールを送るようにしましょう。
できれば、参加後にはすぐに送るように心掛け、他の方よりも良い印象を与えられるように意識すると良いです。
また、お礼メールを送った後に、さらに返信があった場合などは、くどくなるかもしれませんが、再度、お礼を送るのが望ましいです。
このように、お礼メール一つとっても、就活で差がつくポイントとなります。
上記を参考に、就活で良い印象を与えられるようにしましょう！
