就活の際には、企業の採用担当者とメールでやりとりすることが多く発生します。
できるだけ早く返信を行ったほうが、より良い印象を与えることができます。
その中でも、特に面接の日程調整に関する連絡は、早く行う方が良いでしょう。
そこで、ここでは、就活においての面接日程調整のメールの返信について、詳しく見ていきたいと思います。
就活のメールの返信で面接の日程の連絡はすぐに行う！
就活のメールのやりとりにおいて、面接の日程の連絡に対しては、すぐ返信を行うべきです。
企業側の人事担当者は、複数の応募者と日程調整を行っています。
そのため、連絡が遅い人がいると調整が行いにくくなり、スケジュール調整に支障が出ます。
早く返信を行うことは、好印象につながりますし、日程調整をスムーズに行うことにもなります。
メールや連絡を即レスできる学生は、総じて何でも出来る学生ってイメージ🤔
研究も就活も。— 次郎 (@N6Gxb) December 3, 2022
ただし、他の予定との兼ね合いで、なかなか日程の都合が付けられないといった場合もあります。
そのような場合に、予定が分かり次第、返信しようと思う方もいらっしゃいます。
しかし、そうすると、企業側からは、あまり良い印象は持たれません。
「就活面談してください！」と言ってから2日間未読無視をしている就活生。
ダメ、ぜったい。
この時期は忙しいから連絡が遅くなってしまったり、既読をつけて忘れてしまったり。
要因は沢山あるかもしれないけど自分の信用を増やすためにはとにかく早く返信してください！
特に日程調整は早く！！！— しま | Take Actionの灼熱インサイドセールス (@shimamama03) February 15, 2021
1日以上放置してしまうと、「選考を辞退するのかな」「当社への意欲はあまり高くないのかな」などと思われる可能性もあります。
ですので、日程の都合が付けられないのであれば、一旦、その旨を伝えるメールを返信するのが良いでしょう。
できれば、「いつになれば都合がわかる」ということも添えておくのがベターです。
では、就活において、日程調整の返信メールを送る際には、どのような文面にすれば良いのでしょうか。
就活のメールの返信の仕方！面接の日程調整の連絡の例文！
就活ので日程調整の返信メールを送る際の例文について見ていきたいと思います。
就活では、返信を早く行うだけでなく、マナーに沿った丁寧なメール送信が重要です。
日程調整のメールで必要な項目
必要な項目は以下です。
- 宛名
- 挨拶
- お礼
- 日程の希望
- 締めの言葉
- 署名
基本的には、就活における通常のメールと変わりません。
日程調整の返信メールの例文
上記をもとに、例文をご紹介いたします。
株式会社〇〇
人事部 部長 △△様
お世話になっております。
山田太郎と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、以下の日程を希望いたします。
第一希望 ●月●日（●）●時～
第二希望 ●月●日（●）●時～
第三希望 ●月●日（●）●時～
お忙しい中恐縮ではございますが、日程調整をお願いいたします。
よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
山田 太郎（やまだ たろう）
●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話：090-××××-××××
メール：×××@×××.co.jp
―――――――――――――――
上記を参考に、礼儀正しく丁寧なメールの返信を心掛けましょう。
また、それ以外にも、就活のメール返信での注意点があります。
就活のメール返信で注意すべきマナー！
では、最後にそれ以外の就活のメール返信で注意すべきマナーについて見ていきたいと思います。
- 返信の時間帯
- 宛名の書き方
- 署名を忘れない
- 件名を変更しない
- 相手が書いた本文を削除しない
返信の時間帯
早く返信する方が良いですが、万が一、メールに気付いた時間が遅い場合などは、翌日の朝の返信の方が望ましいでしょう。
いくらメールとはいえ、深夜の返信はマナー違反になります。
宛名の書き方
宛名に関して、やってしまいがちなのは、役職名に様をつけることです。
丁寧に表現したい気持ちはわかりますが、「部長様」といった表現は誤りです。
正しくは、「部長 〇〇様」です。
署名を忘れない
複数回やりとりをしている場合でも、署名を忘れないようにしましょう。
あるのとないのでは、採用担当者の印象が違います。
署名のテンプレートはこちらを参考にしてください。
件名を変更しない
返信の際には、メールの件名は変更しないのがマナーです。
良かれと思って書き直してしまうと、企業側は何のメールかわからなくなり、無駄な手間が生じます。
相手が書いた本文を削除しない
件名と同様に、返信の際に相手が書いた本文も削除しないようにしましょう。
同じ用件のメールは、すべて過去の内容を残しておくことで、以前の送受信内容が一括で閲覧できます。
消されてしまうと、どのようなやりとりをしていたのかがわからなくなってしまいます。
このように、就活においては、メールの返信が選考において非常に重要です。
特に、面接の日程調整に関するメールは、早く丁寧に返すように心掛けましょう！
